Quicksafe Unterweisungs-Generator

1. Überblick

Der Quicksafe Unterweisungs-Generator erstellt strukturierte Unterweisungsnachweise für neue Mitarbeiter. Das Tool arbeitet mit lokalen Daten, speichert Einstellungen in der config.json und erzeugt HTML- sowie PDF-Dokumente.

Wichtig: Das Programm unterstützt die Dokumentation. Die eigentliche Unterweisung muss weiterhin persönlich, verständlich und fachlich korrekt durchgeführt werden. Automatische Übersetzungen sollten bei sicherheitsrelevanten Inhalten geprüft werden.

2. Inhaltsverzeichnis

3. Start und erster Ablauf

1. ZIP vollständig entpacken.
2. Quicksafe_UnterweisungsGenerator.exe starten.
3. Im Tab Firmendaten & Design Firmenangaben prüfen.
4. Im Tab Inhalte Ansprechpartner, Regeln, Arbeitszeiten und Zusatzseiten pflegen.
5. Im Tab Übersetzungen Sprachen aktivieren und Übersetzungen prüfen.
6. Im Tab Unterweisung Name, Personalnummer und Sprache wählen.
7. HTML-Vorschau oder PDF erstellen.

Tipp: Vor größeren Änderungen im Info-Tab ein Config-Backup erstellen.

4. Firmendaten & Design

Hier werden Firmendaten, Dokumentfarbe und Logo gepflegt. Diese Angaben erscheinen später im Dokumentkopf der HTML- und PDF-Ausgabe.

• Firmenlogo statt Text oben verwenden: nutzt ein Logo, falls vorhanden.
• Dokumentfarbe: steuert die Hauptfarbe der Ausgabedokumente.
• Logo auswählen / entfernen: verwaltet das Logo im Tool.
• Firmendaten: Firma, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail und Website.

5. Inhalte Seite 1 – Ansprechpartner und Organisation

Seite 1 ist für organisatorische Informationen gedacht. Hier werden Geschäftsleitung, Betriebsleiter, Vorarbeiter/Bereiche, Spezialfunktionen, Verwaltung, Ansprechpartner, Notfallrollen und Ersthelfer gepflegt.

• Mehrere Namen können eingetragen und sortiert werden.
• Zusätzliche Ansprechpartner sind optional.
• Notfallrollen wie Brandschutzhelfer, Evakuierungshelfer, Sammelpunkt und Alarmfall können ergänzt werden.
• Das freie Infofeld kann für kurze betriebliche Zusatzinformationen genutzt werden.

6. Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten können flexibel gepflegt werden. Je nach Bedarf können Standardzeiten, Schichtarbeit oder freie Zeitblöcke verwendet werden.

• Standard: klassische Tagesarbeitszeiten mit Pausen.
• Schichtarbeit: geeignet für Früh-/Spät-/Nachtschicht oder ähnliche Modelle.
• Freie Zeitblöcke: maximale Flexibilität für individuelle Arbeitszeitmodelle.

Der Samstag ist optional. Wenn keine Zeiten eingetragen sind, muss er nicht im Dokument erscheinen.

7. Seite 2 – PSA und wichtige Regeln

Seite 2 enthält die erforderliche Schutzausrüstung und die wichtigen Sicherheitsregeln. Diese Regeln sind bewusst kurz gehalten, damit sie schnell verstanden werden.

• PSA kann aktiviert/deaktiviert werden.
• Regeln können ergänzt, geändert, sortiert oder gelöscht werden.
• Die Regeln werden in der jeweiligen Drucksprache zweisprachig ausgegeben, wenn eine Fremdsprache gewählt wird.

8. Seite 3 – Unterweisungsphasen und Unterschriften

Seite 3 dokumentiert die einzelnen Unterweisungsabschnitte und enthält Unterschriftsbereiche.

• Teil 1: Vorort-Einweisung
• Teil 2: Vorgesetzter / Pate
• Teil 3: Personalwesen / Büro

Wenn Zusatzseiten aktiv sind, wird automatisch ein kompakter Checkpunkt ergänzt, damit bestätigt werden kann, dass diese Seiten ausgehändigt wurden.

9. Zusatzseiten

Zusatzseiten sind für längere betriebliche Hinweise gedacht, die nicht in das normale 3-Seiten-System passen. Jede Zusatzseite bleibt eine eigene DIN-A4-Seite.

• Zusatzseiten können aktiviert/deaktiviert werden.
• Pro Seite können mehrere kurze Blöcke oder ein langer Block verwendet werden.
• Weitere Seiten können über + Seite hinzufügen erstellt werden.
• Die Zusatzseiten werden automatisch in der Seitenzählung und auf Seite 3 berücksichtigt.

Praxisidee: Für viele kurze Regeln mehrere Blöcke auf einer Zusatzseite verwenden. Für lange Richtlinien lieber eine eigene Seite mit nur einem großen Block nutzen.

Bedienung der Zusatzseiten

10. Übersetzungen

Deutsch ist die Originalsprache. Aktive Fremdsprachen erscheinen in der Drucksprachen-Auswahl, im Status und in den Übersetzungseditoren.

• Sprachauswahl speichern: übernimmt die aktivierten Sprachen.
• Status aktualisieren: prüft den Übersetzungsstand.
• Fehlende ergänzen: erzeugt nur leere Übersetzungen.
• Alle neu übersetzen: erzeugt Übersetzungen neu und kann vorhandene Texte überschreiben.
• Großer Editor für Zusatzseiten-Texte: komfortable Bearbeitung langer Zusatzseiten.

Hinweis: Automatische Übersetzungen reichen oft aus, sollten bei Fachbegriffen, rechtlichen Hinweisen oder sicherheitsrelevanten Texten aber geprüft werden.

Großer Zusatzseiten-Übersetzungseditor

Der große Editor ist für lange Zusatzseiten gedacht. Links steht der deutsche Originaltext, rechts die gewählte Fremdsprache. So können lange Texte besser geprüft, korrigiert oder neu übersetzt werden.

• Sprache wählen.
• Zusatzblock wählen.
• Fehlende Übersetzung erzeugen oder Block neu übersetzen.
• Bei Bedarf manuell korrigieren.
• Speichern.

11. HTML-Vorschau und PDF-Ausgabe

Im Tab Unterweisung werden Name, Personalnummer und Drucksprache gewählt. Danach kann eine HTML-Vorschau erstellt oder ein PDF erzeugt werden.

• HTML erstellen & Vorschau: erzeugt ein HTML-Dokument und öffnet es im Browser.
• PDF erstellen: erzeugt eine PDF-Datei im Output-Ordner.
• Letzte PDF öffnen: öffnet die zuletzt erzeugte PDF.

Die erzeugten Dateien landen im Ordner output.

12. Backup, Wiederherstellung und Muster-config

Die wichtigsten Einstellungen, Inhalte und Übersetzungen liegen in der config.json. Diese Datei sollte regelmäßig gesichert werden.

Backup erstellen

1. Tab Info öffnen.
2. Config-Backup erstellen anklicken.
3. Das Backup wird im Ordner backup abgelegt.

Muster-Konfiguration verwenden

Im Release-Ordner kann ein Ordner beispiel config liegen. Dort befindet sich eine Muster-Konfiguration als Beispiel.

1. Programm schließen.
2. Falls bereits eigene Daten eingetragen wurden: vorhandene config.json sichern.
3. Muster-config aus dem Ordner beispiel config kopieren.
4. Die kopierte Datei in config.json umbenennen.
5. Die vorhandene config.json im Programmordner damit ersetzen.
6. Programm neu starten.

Achtung: Beim Ersetzen der config.json werden vorhandene eigene Einstellungen überschrieben. Daher vorher unbedingt sichern.

13. Info-Tab, Ordner und Sicherung

Im Info-Tab stehen Versionsangaben, Hinweise, Credits, Kontakt, Ordnerfunktionen und die Backup-Funktion.

• Programmordner öffnen: öffnet den Hauptordner des Tools.
• Output-Ordner öffnen: zeigt erzeugte HTML/PDF-Dateien.
• Backup-Ordner öffnen: zeigt gespeicherte Config-Backups.
• Anleitung öffnen: öffnet diese HTML-Anleitung.
• Config-Backup erstellen: sichert die aktuelle Konfiguration.

14. Haftungsausschluss & wichtige Hinweise

Der Quicksafe Unterweisungs-Generator ist eine Arbeitshilfe zur Erstellung und Dokumentation von Unterweisungsnachweisen. Das Tool ersetzt keine rechtliche, sicherheitstechnische oder fachliche Prüfung durch das Unternehmen.

Wichtig für die Anwendung

• Die Inhalte, Firmendaten, Logos, Regeln, Zusatztexte und Übersetzungen werden vom Anwender bzw. vom Unternehmen gepflegt.
• Vor dem Einsatz sollten HTML- und PDF-Ausgaben immer geprüft werden.
• Automatische Übersetzungen können hilfreich sein, sollten bei sicherheitsrelevanten oder rechtlich wichtigen Texten aber fachlich und sprachlich kontrolliert werden.
• Die eigentliche Unterweisung muss weiterhin persönlich, verständlich und fachlich korrekt durchgeführt werden.
• Das Tool ist keine Rechtsberatung und keine sicherheitstechnische Freigabe.
• Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der verwendeten Inhalte ist der Anwender bzw. das einsetzende Unternehmen verantwortlich.

Datenschutz und lokale Dateien

Das Programm speichert Konfigurationen, Backups und erzeugte Dokumente lokal im Programmordner. Wenn Dateien weitergegeben oder externe Übersetzungsdienste genutzt werden, gelten die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Dienstes bzw. Unternehmens.

Empfehlung: Vor dem produktiven Einsatz eine eigene Muster-Unterweisung erstellen, intern prüfen lassen und diese geprüfte Konfiguration anschließend als Vorlage sichern.

15. Kurze Fehlerhilfe